Una definición clásica de evento es un acontecimiento que ocurre en un lugar y momento específico. Lo que nos interesa describir hoy son los eventos sociales, aquellos que se organizan para reunir personas con los mismos intereses en torno a un suceso. En este sentido existen dos tipos de eventos: los públicos y los privados.
Entonces, si nos preguntas qué es un evento, para nosotros es una ocasión en la que se convoca a un grupo de personas para compartir y disfrutar de aspectos tan variados como música, deportes, conferencias, o celebraciones en eventos privados.
El factor común de todo evento, independientemente de su naturaleza, será la organización eficiente, la comunicación efectiva a la hora de convocar a los participantes y el valor que aportan los participantes. Un evento, además, tiene el encanto de ser un acontecimiento que sucederá solo una vez, que es único e irrepetible.
Para esto los organizadores deben conocer a su público objetivo, saber qué esperan y así planificar con acertividad. El evento está cargado de contenido e información, por eso es importante seleccionar con cuidado desde la fecha y participantes hasta el último detalle de sonido o iluminación.
Esto es lo que hace a la organización uno de los aspectos más delicados al pensar en un evento. No se trata únicamente de hacer cuadrar horarios y agendas. Previo al evento, el organizador debe tener en cuenta factores tan diversos como presupuesto, público, posibles contingencias técnicas o meteorológicas y la seguridad de los participantes, entre otros tantos factores.
¿Cuál es el objetivo de organizar un evento?
El principal objetivo de un evento es congregar a un determinado grupo de personas para que puedan disfrutar de un acontecimiento y socializar. Para que la convocatoria sea efectiva el evento tiene que tener un valor emocional, económico o educativo para los participantes. Además, la comunicación y difusión del evento es clave.
Por eso, si estás pensando en celebrar un evento, lo primero que debes plantearte es cuáles son tus objetivos. Deberás preguntarte por qué quieres realizar este evento, a quiénes interesa convocar y qué experiencia quiero que los participantes se lleven de este evento.
Eventos deportivos
Los eventos deportivos, por ejemplo, tienen la cualidad de reunir a personas con una misma afición que quieren no solo conocer el resultado de una contienda deportiva, sino también compartir las emociones con los deportistas cerca del terreno de juego. En el caso de los eventos musicales sucede algo parecido: un grupo de personas con afinidades comunes tiene la posibilidad de socializar mientras disfrutan de sus artistas favoritos.
Los eventos públicos organizados por empresas tienen el objetivo de conseguir nuevos clientes, mientras que los internos intentan fomentar la comunicación y las relaciones interpersonales entre los participantes en un ambiente diferente al cotidiano.
Eventos académicos y conferencias
Otro tipo de evento que es importante tener en cuenta son los eventos académicos y conferencias. Por su naturaleza educativa, el valor en este caso está en la calidad del contenido que se generará a través de los ponentes y las discusiones entre los participantes.
Eventos sociales
No podemos olvidarnos de los eventos sociales privados como bodas, aniversarios o cumpleaños. Si bien pueden parecer muy diferentes a los anteriormente descritos, lo cierto es que su organización conlleva el mismo esfuerzo y dedicación. El objetivo en este caso es la celebración entre amigos y familiares, por lo que no se medirán las metas en términos económicos o de entretenimiento.
Así, el objetivo de un evento es brindar a los invitados una experiencia en la que no tengan que preocuparse por nada más que por disfrutar y compartir con personas afines sus gustos e inquietudes.
¿Cuáles son los beneficios de un evento?
Los eventos relacionados con la industria del entretenimiento tienen como principal beneficio la promoción y puesta en escena del talento de quienes participan. Los eventos son ocasiones especiales tanto para músicos, actores y deportistas, porque es cuando pueden compartir y poner a disposición del público sus habilidades.
Para las empresas, los eventos son una clave importante para reforzar la identidad de marca. La naturaleza y tipo de evento definirá el perfil de la empresa, sus intereses y valores. Los eventos, además, muchas veces comunican cambios, novedades o innovaciones de la empresa como, por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo producto. Desde esta perspectiva también podemos pensar en ferias, congresos o jornadas de puertas abiertas.
¿Qué es un evento corporativo y cuáles son sus ventajas?
Los eventos de empresa también cuentan con la ventaja de mejorar las relaciones interpersonales entre empleados, así como celebrar las metas conseguidas por parte del equipo o personas dentro de la empresa. Como beneficio, la empresa conseguirá ser percibida como un espacio de encuentro y no solamente un lugar de trabajo. Muchos de estos eventos se caracterizan también por dar la posibilidad a los invitados de hacer networking y encontrar nuevas posibilidades.
Tener claro por qué se realiza un evento nos dejará en claro los beneficios tangibles que queremos reportar, ya sean monetarios, de valor social o educativo. Si esto está bien demarcado, entonces los beneficios que reporta un evento hacen que merezca la pena coordinar la logística de un evento.