Los años de experiencia que tenemos organizando eventos nos han enseñado que siempre hay contingencias que pueden afectar al evento. Sin embargo, queremos que conozcas los elementos fundamentales para organizar un evento musical de manera exitosa.
Si te estás preguntando qué se necesita para hacer un evento musical, aquí te dejamos las claves básicas.
Elección de artistas
Es fundamental conocer a nuestro público objetivo para poder planificar quienes serán los cabeza de cartel y las bandas teloneras del evento. Los teloneros son una opción perfecta para generar un ambiente de expectación y tener un evento musical con matices.
Cuando pienses en grupos consolidados, determina también cuál es la fidelidad de su público y su perdurabilidad en el tiempo. Un grupo con seguidores consistentes te asegurará el éxito tanto en las entradas vendidas como en la difusión.
Bandas tributo
También tienes la posibilidad de elegir bandas tributo, que en los últimos años han tenido un crecimiento exponencial y te permiten disfrutar de canciones de grandes grupos con ciertas ventajas económicas, ya que estas bandas no tienen por supuesto el mismo presupuesto que los grupos tan famosos a los que hacen tributo. Podrías elegir tributos tan espectaculares como Mecano, El último de la fila, Fito o Alejandro Sanz.
Espectáculos o teatro musical
Tampoco podemos olvidar la opción de contar con un musical, por ejemplo. Y es que los eventos musicales no son solo conciertos, sino que podemos disfrutar de un teatro musical que homenajee al Rey León o incluso un cabaret muy divertido que haga disfrutar a todos los espectadores con piruetas y acrobacias.
¿Dónde será el evento?
A la hora de buscar un lugar para el evento hay que pensar en su accesibilidad, metros cuadrados, aforo, personal y los permisos necesarios. Los espacios abiertos en muchas ocasiones no son necesarios o apostar por lugares cerrados algunas veces limita las posibilidades de ser más flexibles con la extensión del evento o el número de asistentes.
El lugar tiene que adaptarse a tus necesidades y no a la inversa. Ten siempre esto en mente.
Piensa en la seguridad
Tanto el aforo como los elementos de seguridad son fundamentales para garantizar que el evento transcurra sin imprevistos. Es fundamental tener un buen número de personas controlando los accesos para revisar la edad de los participantes, que no entren con objetos peligrosos o sustancias que pueden alterar el curso del evento musical.
No escatimes en personal en este sentido. Piensa que cualquier evento de calidad debe dar al público una sensación de seguridad y buen ambiente. Al final del evento tanto tú como el público agradecerán que no haya sucedido ningún inconveniente o hechos desagradables.
Sonido e iluminación: dos grandes aliados de un evento musical
Una vez elegido el lugar donde se desarrollará el evento, deberás pensar en la calidad del sonido y que los efectos de luces sean los adecuados para el evento.
Las bandas agradecen que el sonido esté cuidado y poder lucirse ante su público. La profesionalidad del equipo encargado de la iluminación y sonido será la clave para que todo se escuche y vea de la mejor manera posible y así no comprometer todo el esfuerzo que has puesto en el evento.
Alimentos y bebidas: un complemento perfecto
Aunque la principal protagonista es la música, el evento sumará puntos y quedará grabado en la memoria de los participantes si el servicio de comida y bebida es bueno y eficiente.
Siempre tendrás que tener cuidado al momento de pensar en vender bebidas alcohólicas, por eso el personal de seguridad es tan importante. Debes garantizar que no se venda alcohol a menores de edad y que el consumo sea responsable.
La comida siempre es una buena opción y hay que pensar en opciones sencillas pero de calidad. Tener una buena cartera de proveedores y fijarse muy bien en los productos que se utilizan.
Patrocinadores: la herramienta perfecta para terminar de delinear tu presupuesto
Los eventos musicales son costosos, siempre que quieras hacer las cosas de forma adecuada y dar un espectáculo inolvidable. Contar únicamente con el dinero de las entradas es casi una utopía.
A la hora de buscar un patrocinador hay que buscar marcas que estén en consonancia con tu público objetivo y el evento. El equipo de organización de eventos puede ayudarte a seleccionar, contactar y convencer a las empresas que son óptimas para respaldar a tu evento.
Difusión: el camino hacia el éxito
Por último, pero no por eso menos importante, está la difusión. Todo el esfuerzo previo que pongas en dar notas de prensa y hacer eco en las redes sociales lo verás traducido en el público. Una buena campaña de marketing te ayudará a elegir a tu público, pero que también tu público te elija a ti y tu evento. Y es que al fin y al cabo, ¿qué es un evento si no conseguimos hacer que el público lo conozca?
Siempre puedes contar con la ayuda de las redes sociales de las bandas así como sorteos de entradas o concursos. Aquí la creatividad está al poder, por lo que es importante con especialistas en redes sociales y segmentación de público.